Qui n’a pas été confronté dans sa vie professionnelle à passer des heures pour obtenir les indicateurs opérationnels ou financiers dont il a besoin ?
Qui n’a pas reçu des fichiers Excel de ses services qui présentent des résultats différents pour le même indicateur ou le même suivi budgétaire ?
Bref, inutile d’aller plus loin, je suis sûre que vous savez de quoi je parle, et pourtant vous avez un ERP et, bien sûr vous continuez à faire vos suivis sur Excel.
Rassurez-vous, vous n’êtes pas une exception, pourtant des solutions simples, peu couteuses et modulables existent !
Les ERP améliorent la performance globale d’une entreprise mais ils ne sont que des outils !
Oui, les ERP restent des outils qui doivent contribuer à la réalisation de la stratégie : aussi, ils doivent être sélectionnés en fonction des besoins de l’entreprise puis mis en place pour couvrir et automatiser les besoins opérationnels et de pilotage de l’entreprise.
Autrement dit, les ERP sont des outils certes puissants avec de nombreuses fonctionnalités mais toutes les entreprises n’ont pas besoin de tels outils pour connaitre leur situation financière, gérer leurs achats ou leurs stocks ou bien encore développer leur clientèle.
Or mettre en place un ERP qui ne couvre pas ses besoins, et utiliser seulement certaines fonctionnalités conduit en général à la catastrophe ou pour faire simple à tout saisir à nouveau sur Excel.
En effet, un ERP sur-dimensionné par rapport aux besoins d’une entreprise, conduit en général à une mauvaise utilisation de celui-ci; Elle va de pair avec une utilisation désordonnée et frénétique d’Excel, à des saisies de données en double et à la fin, à des chiffres différents d’un service à un autre.
Et si l’ERP correspond aux besoins de l’entreprise.
Dans le cas où l’ERP correspond aux besoins de l’entreprise, il reste encore à le mettre en place et pour cela il convient de bien définir ses processus, ses schémas de données, ses règles de gestions, ses KPI, ses workflows etc…
Un ERP correctement mis en place et bien utilisé, permet d’automatiser les processus, d’alerter sur les dérives éventuelles, de produire des tableaux de bord à partir d’une base de données unique.
Bref, il est un gain de productivité pour l’entreprise, si tous les intervenants adhèrent à la transformation de l’organisation et acceptent l’évolution de leur travail.
On le voit la mise en place réussie d’un ERP reste complexe, coûteuse et prend plusieurs mois tout en nécessitant une forte motivation des intervenants ainsi qu’un savoir-faire opérationnel. L'amélioration de la performance qui en découle est à ce prix.
Aujourd’hui il existe des solutions simples, moins couteuses et modulables dans le temps qui constituent une vraie alternative aux ERP bien connus.
Les applications SAAS Best-of-Breed (que l’on peut traduire comme “les meilleures dans leur domaine”) sont-elles des alternatives crédibles aux ERP ?
Oui sans aucun doute, pour les entreprises – PME et les autres- qui veulent garder une flexibilité sur leurs cœurs de métier, rester agiles et pouvoir évoluer rapidement. Et à moindre coût.
Les activités telles que la gestion administrative, les ressources humaines, la comptabilité générale et analytique, la gestion commerciale, la gestion des documents peuvent être gérées et automatisées grâce à ces outils.
Ces solutions qui existent désormais depuis plusieurs années sont un véritable tsunami pour les éditeurs traditionnels tels SAP, ORACLE, Microsoft, SAGE et les autres car elles remettent en cause leur modèle d’affaires et les obligent à s’adapter.
Pour les entreprises elles mêmes, elles sont aussi une révolution pour la gestion de leurs systèmes d’informations qui nécessite là aussi une évolution des compétences.
En un clic, c’est prêt
En effet, des applications CRM, GED, Ressources Humaines, achats, comptabilité générale et autres peuvent être mises en place en place et utilisées en quelques jours… là où il faut toujours plusieurs mois pour des ERP intégrés.
Elles constituent des alternatives simples, évolutives et performantes centrées sur une ou plusieurs disciplines.
En gros, l’avantage des solutions « Best-of-Breed » est de disposer des meilleures solutions dans chacun des domaines qui sont visés.
Elles sont comme des briques qui s’ajouteraient les unes aux autres, en fonction du développement et des besoins de l’entreprise.
En plus, ces solutions sont souvent ergonomiques voire intuitives, et sont dessinées pour des utilisateurs qui ne sont pas des experts dans les différents métiers.
Ces solutions sont également modulables et dimensionnables grâce à des connecteurs qui facilitent la communication avec d’autres outils métiers notamment.
Certes, ce point mérite une attention particulière lors de l’étude du projet car il peut se révéler problématique s’il n’est pas correctement appréhendé.
Lorsque je parle de facilité de mise en place, je parle de 5-7 jours maximum pour l’appropriation de solutions CRM, GED, Ressources Humaines ou comptabilité.
Lorsque je parle de coûts, je parle par exemple de +-150 CHF / mois par utilisateur pour des solutions CRM, comptabilité ou achats (maintenance, infrastructure, mise à jour comprises).
Contre +-10'000 CHF / licence / personne pour des ERP classiques auxquels s'ajoutent les coûts de maintenance (15-20% selon les éditeurs). Sans compter les coûts des infrastructures.
Vous l'avez compris, le calcul de ROI est vite fait.
Un nouveau modèle d’affaires : droit d’utilisation dans le cloud
La philosophie et le modèle d'affaires des fournisseurs d’ERP sont intégralement remis en cause notamment sur la dépendance vis-à-vis du fournisseur, sur le prix (droit d’utilisation contre licence, aucun frais d’infrastructure ou de coûts de mise en place), l’ouverture de l’outil (système fermé pour l’ERP intégré et ouvert avec les API/Web services pour les solutions mentionnées, la maintenance et les mises à jour (faites directement sur la plateforme).
Inutile d’ajouter que les éditeurs d’ERP traditionnels bien connus ne poussent pas pour faire adopter ces solutions à leurs clients ou prospects ; Il en est de même pour les intégrateurs, SSII et consultants traditionnels qui continuent de recommander les solutions ERP (on premise), pour éviter de voir la cash-cow ERP rétrécir comme peau de chagrin.
Enfin, les directions informatiques des différentes entreprises qui doivent aussi adapter leur budget et les compétences de leurs collaborateurs à cette nouvelle donne, ne voient pas forcément encore d’un très bon œil cette évolution.
En résumé vous l’avez compris, cette révolution des systèmes d'informations est un vrai atout car elle permet simplement et à moindre coût de piloter et d’automatiser des activités.
Comme toute révolution, elle bouscule les habitudes et les pratiques établies et remet en cause le modèle d’affaires très lucratif des intervenants traditionnels de cet écosystème.
Elle mettra donc quelques années pour s’imposer, sans compter que les éditeurs traditionnels risquent d'avaler ces nouveaux venus, pour maitriser la décroissance de leur activité "vache à lait" l'ERP intégré.
Stéphanie Fontugne